Instrukcja papierowa czy cyfrowa: co naprawdę zmienia 20 stycznia 2027
Od 20 stycznia 2027 r. plik na serwerze wystarczy. Nie dla każdej maszyny i nie na każdych warunkach, ale wystarczy. Rozporządzenie (UE) 2023/1230 wprost dopuszcza instrukcję obsługi w postaci cyfrowej. Zdanie pierwsze art. 10 ust. 7 każe instrukcję do maszyny dołączyć. Zdanie drugie pozwala udostępnić ją cyfrowo. Warunki są dalej. Tego samego dnia traci moc dyrektywa 2006/42/WE (art. 51 ust. 2).
Publikacja 29 czerwca 2023 r., wejście w życie 20 lipca 2023 r., stosowanie od 20 stycznia 2027 r. UDT liczy to jako 42 miesiące na dostosowanie. Jeśli gdzieś widzisz datę 14 stycznia 2027 r., masz przed sobą tekst sprzed sprostowania. Sprostowanie z Dz.U. L 169 z 4.7.2023 poprawiło ją w punktach 5, 6 i 10. Cały kalendarz i zakres aktu rozkładamy w poradniku o rozporządzeniu maszynowym a druku instrukcji.
Co wolno przenieść do sieci: instrukcja, deklaracja, instrukcja montażu
Do sieci wolno przenieść trzy dokumenty. Każdy na własnych zasadach. Ludzie czytają art. 10 ust. 7, zapamiętują warunki i stosują je do wszystkiego.
- Instrukcja obsługi. Art. 10 ust. 7, cztery warunki, papier na żądanie.
- Deklaracja zgodności UE. Art. 10 ust. 8 pozwala podać zamiast niej adres strony internetowej lub kod nadający się do odczytu maszynowego. Kod albo adres umieszcza się w instrukcji obsługi. Dostępność online przez cykl życia i co najmniej 10 lat.
- Instrukcja montażu maszyny nieukończonej. Art. 11 ust. 7, reżim węższy niż przy instrukcji obsługi.
Różnica między instrukcją obsługi a instrukcją montażu jest łatwa do przeoczenia. Przy maszynie nieukończonej przepis mówi o co najmniej 10 latach po wprowadzeniu na rynek. I na tym kończy. Nie ma tam klauzuli cyklu życia z art. 10 ust. 7 lit. c). Papier należy się na żądanie osoby wbudowującej, bezpłatnie, w terminie jednego miesiąca.
Kod maszynowy dotyczy deklaracji, nie instrukcji
Art. 10 ust. 8 wymienia kod nadający się do odczytu maszynowego. Ale robi to wyłącznie przy deklaracji zgodności. Przy instrukcji obsługi przepis mówi tylko o sposobie uzyskania dostępu. Nie nazywa ani kodu QR, ani adresu URL.
Cztery warunki, które musi spełnić instrukcja obsługi w formie cyfrowej
Wskaż sposób dostępu na maszynie
Oznaczenie idzie na maszynę. Dopiero gdy to niemożliwe, wolno je umieścić na opakowaniu albo w dokumencie towarzyszącym. Kolejność jest wiążąca, opakowanie to rozwiązanie subsydiarne.
Daj format, który da się wydrukować
Użytkownik musi móc instrukcję wydrukować, pobrać i zapisać na urządzeniu elektronicznym. Dostęp ma działać w dowolnym momencie, w szczególności podczas awarii maszyny. Wymóg łapie też instrukcje wbudowane w oprogramowanie maszyny.
Utrzymaj adres online
Przez przewidywany cykl życia maszyny oraz dodatkowo przez co najmniej 10 lat po wprowadzeniu do obrotu. To koniunkcja, nie alternatywa. Liczy się dłuższy z dwóch okresów, więc przy maszynie o cyklu życia 15 lat dziesiątka nie kończy sprawy.
Wydrukuj na żądanie
Bezpłatnie i w terminie miesiąca. Żądanie musi paść w momencie zakupu, nie później. Termin biegnie od żądania, więc plik produkcyjny trzyma się w gotowości cały czas.
Czwarty warunek ma haczyk w jednym słowie. Przepis mówi o użytkowniku, nie o nabywcy. Fraza „papierowa instrukcja na żądanie nabywcy” krąży po branżowych opracowaniach, ale w tekście rozporządzenia jej nie ma. Motyw 40 idzie jeszcze dalej i przenosi ciężar na dystrybutora. Producent ma zapewnić, żeby dystrybutorzy mogli bezpłatnie wydać papier na żądanie zgłoszone przy zakupie. Ten sam motyw mówi o formacie cyfrowym nadającym się do druku i zaleca podanie danych kontaktowych do wysyłki instrukcji pocztą.
Importer nie zasłoni się cyfrową publikacją producenta. Art. 13 ust. 4 każe mu zapewnić, że instrukcja jest dołączona do maszyny i że informacje z art. 10 ust. 7 zostały dostarczone.
Co zostaje na papierze bezwarunkowo, niezależnie od żądania
Jest jeden wyjątek, którego nie da się obejść żadnym linkiem. Dotyczy maszyn przeznaczonych dla użytkowników nieprofesjonalnych. Dla nich producent dostarcza informacje dotyczące bezpieczeństwa w formie papierowej. Bez żądania, bez warunku wstępnego, zawsze. Reguła obejmuje też maszyny, które dla amatorów przeznaczone nie są, ale w racjonalnie przewidywalnych warunkach mogą przez nich zostać użyte. Sprzedajesz do warsztatów i drobne sztuki lecą do garaży? Drukujesz.
Fraza „informacje dotyczące bezpieczeństwa” nie ma definicji w art. 3. W całym rozporządzeniu pada dokładnie dwa razy, oba w art. 10 ust. 7. Zakres jest zawężony tylko opisowo: chodzi o informacje, które mają istotne znaczenie dla oddania maszyny do użytkowania i korzystania z niej w bezpieczny sposób. Przepis nakazuje wydrukować coś, czego sam nie definiuje. Nie ma zamkniętej listy. Kto twierdzi inaczej, dopisuje ją sobie sam.
Streszczenia urzędowe pomijają ten wyjątek
Biuletyn INSPEKTOR 2/2025 streszcza warunki instrukcji cyfrowych jako listę czterech punktów od a) do d). Wśród nich nie ma obowiązku papierowych informacji o bezpieczeństwie dla nieprofesjonalistów. Streszczenie pomija wyjątek, który jako jedyny nie zależy od żądania użytkownika.
Fizyczne zostaje też samo oznakowanie maszyny. Załącznik III sekcja 1.7.3 wymaga, żeby było widoczne, czytelne i trwałe. Na maszynie muszą znaleźć się pełne informacje o typie oraz informacje niezbędne do bezpiecznego użytkowania. Masa części przemieszczanej urządzeniem podnoszącym idzie czytelnie, trwale i jednoznacznie.
Druga warstwa przepisów: polskie stanowisko pracy i słowo „pisemnych”
Rozporządzenie maszynowe rozlicza producenta. Ale maszyna trafia potem na stanowisko pracy, a tam obowiązuje polskie prawo i inny adresat. Odpowiada pracodawca, nie ty. To dlatego zgodność z art. 10 ust. 7 nie zamyka tematu u klienta.
Pierwszy przepis to § 41 ust. 1 pkt 2 ogólnych przepisów bhp (Dz.U. 2003 nr 169 poz. 1650). Pracodawca ma udostępnić pracownikom do stałego korzystania aktualne instrukcje bhp dotyczące obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych. Przepis nie mówi „na papierze”, tylko o stałym korzystaniu.
Drugi jest ostrzejszy w słowach. § 30 rozporządzenia Ministra Gospodarki z 30 października 2002 r. o minimalnych wymaganiach przy użytkowaniu maszyn (Dz.U. 2002 nr 191 poz. 1596) mówi o pisemnych instrukcjach dotyczących użytkowania maszyn. Ustępy 1-3 wymagają, żeby obejmowały warunki użytkowania, możliwe do przewidzenia sytuacje nietypowe i praktykę użytkowania. Mają być zrozumiałe dla pracowników. Przepis obowiązuje od 1 stycznia 2003 r.
Czy tablet spełnia „pisemne” i „do stałego korzystania”
To interpretacja, nie cytat z przepisu. Ani § 30, ani § 41 nie definiują słowa „pisemna” jako „papierowa”. Nie znalazłem stanowiska PIP ani orzecznictwa, które by to rozstrzygało. Ostrożny wniosek jest taki: ekran przy stanowisku bywa akceptowany, ale ryzyko sporu z inspektorem zostaje po stronie pracodawcy. Papier tego ryzyka nie ma.
Decyzyjnik: jedna tabela zamiast czytania trzech aktów
| Sytuacja | Forma dokumentu | Podstawa |
|---|---|---|
| Maszyna dla profesjonalistów, nikt nie żąda papieru. | Cyfrowa wystarczy, przy czterech spełnionych warunkach. | Art. 10 ust. 7 lit. a-c i akapit o papierze na żądanie. |
| Użytkownik żąda papieru w momencie zakupu. | Papier bezpłatnie, w terminie miesiąca. | Art. 10 ust. 7. |
| Żądanie pada po zakupie. | Poza przepisem. Decyduje twoja polityka serwisowa. | Art. 10 ust. 7. |
| Maszyna przeznaczona dla nieprofesjonalistów. | Informacje o bezpieczeństwie na papierze, zawsze. | Art. 10 ust. 7, akapit przedostatni. |
| Nieprofesjonalista może jej użyć w racjonalnie przewidywalnych warunkach. | To samo co wyżej, mimo innego przeznaczenia. | Art. 10 ust. 7. |
| Deklaracja zgodności UE. | Adres strony lub kod maszynowy, umieszczony w instrukcji. | Art. 10 ust. 8. |
| Maszyna nieukończona. | Instrukcja montażu online przez min. 10 lat, papier na żądanie wbudowującego. | Art. 11 ust. 7. |
| Instrukcja konserwacji dla personelu upoważnionego przez producenta. | Jeden język urzędowy UE, zrozumiały dla tego personelu. | Załącznik III, sekcja 1.7.4. |
| Oznakowanie samej maszyny. | Fizyczne: widoczne, czytelne, trwałe. | Załącznik III, sekcja 1.7.3. |
| Maszyna staje na stanowisku pracy w Polsce. | Instrukcje pisemne, udostępnione do stałego korzystania. | § 30 Dz.U. 2002 poz. 1596 i § 41 Dz.U. 2003 poz. 1650. |
Odstępstwo językowe z ostatniego wiersza bywa niedoceniane. Instrukcja konserwacji przeznaczona dla wyspecjalizowanego personelu upoważnionego przez producenta może iść w jednym języku urzędowym UE. Warunek: personel ma ten język rozumieć. Przy eksporcie do pięciu krajów oszczędza to cztery tłumaczenia jednego rozdziału.
Rachunek nakładu: co idzie do pliku produkcyjnego
- Informacje o bezpieczeństwie razy liczba maszyn, które trafią do nieprofesjonalistów. To baza nakładu, bo papier idzie bez żądania.
- Zapas egzemplarzy na żądania zgłoszone przy zakupie. Wielkość zapasu zależy od tego, jak często klient prosi o papier.
- Po jednym komplecie instrukcji montażu dla każdej osoby wbudowującej maszynę nieukończoną, która o niego poprosi.
- Komplet instrukcji na każde stanowisko pracy w Polsce, gdy nie chcesz sporu o słowo „pisemna”.
- Materiały promocyjne z tymi samymi danymi o emisjach co instrukcja, bez sprzeczności w zakresie zdrowia i bezpieczeństwa (załącznik III, sekcja 1.7.5).
Zawartość samej instrukcji nie zmienia się od tego, czy leci na papier, czy do sieci. Minimalny zakres to zamknięta lista od litery a) do litery x) w załączniku III sekcji 1.7.4.2 ust. 1. Dwadzieścia cztery pozycje. Jest wśród nich hałas. Podajesz ciśnienie akustyczne A, gdy przekracza 70 dB(A). Podajesz szczytowe C, gdy przekracza 63 Pa, czyli 130 dB względem 20 µPa. Moc akustyczną A podajesz, gdy ciśnienie A przekracza 80 dB(A).
Działa to w obie strony. Jeśli maszyna nie przekracza 70 dB(A), ten fakt też trzeba wskazać w instrukcji. Cisza nie zwalnia z pisania o hałasie. Gdy stanowiska pracy nie da się określić, punkt pomiaru leży 1 metr od powierzchni maszyny i 1,6 metra nad podłożem lub podestem.
Z tej listy wychodzi nakład. Liczysz maszyny dla nieprofesjonalistów, dokładasz zapas na żądania i masz pierwszy plik do druku. Reszta zależy od tego, ile egzemplarzy zejdzie później, i o tym piszemy przy dodruku instrukcji na żądanie. Papier, oprawę i liczbę wersji językowych zbieramy w poradniku o druku instrukcji obsługi dla producentów, a formaty w kategorii instrukcje obsługi.
Link ma żyć dekadę plus cykl życia maszyny. Serwer padnie, domena się zmieni, firma zostanie przejęta. To ryzyko zostaje po twojej stronie przez cały ten czas. Jak dobrać papier i oprawę pod ten sam okres, rozkładamy w tekście o archiwizacji i trwałości dokumentacji drukowanej.
Najczęstsze pytania
Nie ma na to potwierdzonej odpowiedzi. Rozporządzenie mówi o sposobie uzyskania dostępu i nie nazywa ani kodu QR, ani adresu URL. Kod nadający się do odczytu maszynowego pojawia się w art. 10 ust. 8, ale wyłącznie przy deklaracji zgodności. Biuletyn UDT też nie rozstrzyga tego dla instrukcji. Bezpiecznie jest umieścić oznaczenie na maszynie w formie, którą człowiek odczyta bez telefonu.
Przepis mówi o użytkowniku, a nie o nabywcy, choć fraza „papierowa instrukcja na żądanie nabywcy” jest w obiegu. Żądanie musi paść w momencie zakupu. Motyw 40 rozporządzenia kieruje obsługę takiego żądania do dystrybutora i zaleca podanie danych kontaktowych do wysyłki instrukcji pocztą.
Tak. Postać cyfrowa nie zmienia wymogu językowego. Instrukcja obsługi ma być w języku łatwo zrozumiałym dla użytkowników, ustalonym przez państwo, w którym wprowadzasz maszynę do obrotu. W Polsce to polski. Wyjątek dotyczy tylko instrukcji konserwacji dla wyspecjalizowanego personelu upoważnionego przez producenta, która może iść w jednym języku urzędowym UE zrozumiałym dla tego personelu.
Liczy się data wprowadzenia do obrotu, nie data zakupu. Maszyna wprowadzona do obrotu przed 20 stycznia 2027 r. podlega dyrektywie 2006/42/WE. Ta nie zna cyfrowej opcji z art. 10 ust. 7 i wymaga, żeby instrukcja towarzyszyła maszynie. Rozporządzenie (UE) 2023/1230 obejmuje maszyny wprowadzone do obrotu od tej daty. Zakup używanego egzemplarza później nie przenosi go pod nowy reżim.
Masz projekt do wydrukowania?
Potrzebujesz profesjonalnego druku? Porozmawiajmy o Twoim projekcie.
